Christelle est enseignante et membre de deux tontines : « Les Amis », dix membres, 20 000 F chaque mois, et « Bureau », 5 000 F chaque semaine avec ses collègues. Dans la première, elle a reçu la main en juillet : 200 000 F. Trois mois plus tard, la trésorière lui annonce qu'il lui reste trois cotisations à verser avant la fin du cycle. Christelle, elle, en comptait deux. Elle n'a aucun moyen de trancher : ses cotisations sont notées sur des bouts de papier et dans des messages de paiement mobile, mélangés à ceux de la seconde tontine.
Elle ne cherche pas à contester la trésorière : elle veut simplement pouvoir vérifier, et savoir chaque mois ce que ses deux tontines lui coûtent au total. Elle n'a pas besoin que la trésorière utilise quoi que ce soit : tout se passe dans son propre espace.
Elle décide de traiter chaque tontine comme un tiers avec qui l'argent circule dans les deux sens : elle verse des cotisations, et une fois par cycle elle reçoit la main. Trois informations par mouvement suffisent :
Deux gestes suffisent :
| Ce qui se passe | L'opération à saisir |
|---|---|
| Vous cotisez | Dépense (le bouton s'appelle « Décaisser ») |
| Vous recevez la main | Encaissement |
Attention à l'inversion par rapport au trésorier. Pour lui, une cotisation entre en caisse. Pour vous, elle sort de votre poche : c'est une dépense.
Disposer d'un espace Personnel
Si vous n'avez pas encore d'espace, choisissez le profil « Personal » dans l'assistant de configuration : il ne donne accès qu'à Contacts, Agenda et Finances, et c'est tout ce dont ce guide a besoin. La création pas à pas est détaillée dans Le salaire de Flore. Si vous y suivez déjà votre salaire, ajoutez simplement ce qui suit à ce que vous avez déjà.
Vos comptes d'argent
Un compte par poche d'argent réelle — Espèces, Orange Money / MTN MoMo, banque. Laissez le champ Caissier sur -- Moi-même --.
Ne créez pas de compte « tontine ». La tontine ne détient pas votre argent : c'est le trésorier qui la tient. Elle se suit par le contact (étape 2), pas par un compte.
Créer un contact pour la tontine
Un contact par tontine :
| Champ | Quoi mettre |
|---|---|
| Nom / raison sociale | Tontine Les Amis |
| Notes / Commentaires | 10 membres — 20 000 F chaque mois — ma main : séance 7 (juillet 2026) — trésorier : M. Fotso |
Le contact représente la tontine, pas son trésorier : si le trésorier change, votre historique reste au même endroit. Mettez dans Notes / Commentaires ce qu'il faut savoir sans avoir à le chercher : montant, périodicité, votre tour de passage, nom du trésorier.
Plus rapide — dans le formulaire d'opération, cliquez sur le lien « Créer un contact » sous le champ Payeur / Bénéficiaire. La fenêtre demande seulement Nom(s), Prénom(s) et Téléphone (les notes s'ajoutent ensuite depuis la fiche du contact), puis le contact créé est sélectionné tout de suite. Taper un nom inconnu dans le champ ne crée rien.
Enregistrer une cotisation
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Compte | Espèces (ou Mobile Money, selon comment vous avez payé) |
| Opération | Dépense |
| Libellé | Cotisation mensuelle |
| Montant | 20 000 |
| Catégorie | COTISATION TONTINE |
| Bénéficiaire | Tontine Les Amis |
| Note (Options avancées) | Séance du 05/03/26 |
Cliquez sur Décaisser. Une fenêtre « Confirmer l'opération » s'ouvre : cliquez sur « Oui, je confirme ».
La date et l'heure sont celles de la saisie. Le lien « Options avancées » donne accès à la Date/heure (utile si vous enregistrez plus tard), à la Référence et à la Note, où vous inscrivez la séance. Dès la deuxième saisie, le libellé, la catégorie et le bénéficiaire vous sont proposés : il ne reste que la note à écrire.
Le même libellé à chaque séance, la séance dans la Note. Un libellé identique d'une séance à l'autre (« Cotisation mensuelle » pour Les Amis, « Tontine hebdomadaire » pour Bureau) permet au tableau de bord de reconnaître vos cotisations comme une charge récurrente (voir « Dans votre budget »). La date de la séance, elle, va dans la Note (« Séance du 05/03/26 ») : vous gardez le repérage par séance.
Votre compte doit contenir l'argent. Un compte refuse par défaut une dépense supérieure à son solde : sur un compte à 0, la cotisation est rejetée avec le message « Solde insuffisant pour cette opération ». Enregistrez d'abord vos revenus (salaire, versement) sur ce compte.
Catégorie : cliquez sur la ligne exacte. Quand vous tapez un nom, la liste propose aussi les catégories qui commencent pareil, et la touche Entrée valide la première ligne surlignée. En tapant COTISATION, la catégorie enregistrée peut être une catégorie voisine : cliquez la ligne qui correspond exactement à ce que vous voulez.
Enregistrer la main reçue
Même écran, en choisissant Encaissement :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Compte | celui qui a reçu l'argent |
| Opération | Encaissement |
| Libellé | Ma main |
| Montant | 200 000 |
| Catégorie | MAIN TONTINE |
| Payeur | Tontine Les Amis |
| Note (Options avancées) | Séance du 05/07/26 |
Cliquez sur Encaisser. Si vous avez aussi cotisé ce jour-là, saisissez la cotisation à part (étape 3) : ne la déduisez pas du montant reçu, sinon vos totaux ne concorderont plus avec ceux du trésorier.
Une amende ? Dépense, catégorie AMENDE TONTINE, bénéficiaire la tontine. Elle ne compte pas comme une cotisation.
Où en suis-je dans cette tontine ?
C'est la question que Christelle ne pouvait pas trancher. Elle se règle en quatre gestes :
- 1Finances → Transactions.
- 2Panneau de gauche, Période rapide → Cette année (par défaut l'écran n'affiche que la journée en cours).
- 3Filtre Bénéficiaire →
Tontine Les Amis. - 4Cliquez sur Rechercher.
Les indicateurs en haut de l'écran donnent la réponse :
| Indicateur | Ce que c'est pour un membre |
|---|---|
| Sorties | ce que vous avez cotisé |
| Encaissements | ce que vous avez reçu |
| Solde net | votre position (ci-dessous) |
Votre position
C'est exactement le Solde net affiché à l'écran.
| Position | Signification |
|---|---|
| Positive | vous avez reçu plus que versé : vous devez encore cette somme au groupe |
| Négative | vous avez versé plus que reçu : le groupe vous doit cette somme, vous n'avez pas encore eu votre tour |
Une fois votre main reçue, cette position positive est le montant qu'il vous reste à cotiser. Divisée par le montant d'une cotisation, elle donne le nombre de séances restantes : 60 000 ÷ 20 000 = 3 séances. La trésorière avait raison — mais cette fois Christelle peut le vérifier, ligne par ligne, dans la liste de l'écran Transactions.
Un cycle complet| Moment | Cotisé | Reçu | Position | Lecture |
|---|---|---|---|---|
| Après la séance 3 | 60 000 F | 0 F | −60 000 F | le groupe vous doit 60 000 F |
| Après la séance 7 (main reçue) | 140 000 F | 200 000 F | +60 000 F | vous devez encore 60 000 F, soit 3 cotisations |
| Après la séance 10 | 200 000 F | 200 000 F | 0 F | cycle terminé, vous êtes quitte |
Si vous avez aussi enregistré des amendes, elles s'ajoutent aux Sorties. Pour ne voir que les cotisations, ajoutez le filtre Catégories → COTISATION TONTINE.
Combien mes tontines me coûtent-elles ?
C'est le cas où l'outil rend le plus service : Christelle en a deux, et bientôt une troisième dans sa famille.
- 1Un contact par tontine (
Tontine Les Amis,Tontine Bureau,Tontine Famille), une même catégorieCOTISATION TONTINEpour toutes. - 2La situation d'une tontine : filtre Bénéficiaire sur cette tontine.
- 3Ce que toutes vos tontines vous coûtent : filtre Catégories → COTISATION TONTINE, sans filtre bénéficiaire, période « Ce mois ». Le total des Sorties est votre engagement mensuel.
- 4Ce que vous avez reçu en tout : même chose avec MAIN TONTINE, en lisant les Encaissements.
| Tontine | Rythme | Cotisation du mois |
|---|---|---|
| Les Amis | mensuelle | 20 000 F |
| Bureau | hebdomadaire | 4 × 5 000 F = 20 000 F |
| Total du mois | 40 000 F |
Ce que devient une tontine dans le tableau de bord
Si vous suivez aussi votre budget avec zBilling.net (voir Le salaire de Flore), voici ce qui se passe sur Finances → Vue d'ensemble :
- 1Le widget Répartition dépenses — 30 jours classe COTISATION TONTINE (et AMENDE TONTINE) parmi vos dépenses, avec le montant et le pourcentage. C'est de l'épargne forcée, pas de la consommation, mais c'est bien de l'argent qui sort.
- 2Une main reçue apparaît en revenu du mois et fait grimper votre excédent ce mois-là. Ne l'interprétez pas comme une hausse durable : filtrez sur la catégorie MAIN TONTINE pour l'isoler.
- 3Le widget Autonomie financière estimée ne compte comme charge récurrente que les dépenses dont le libellé est strictement identique au moins deux fois sur douze mois. C'est pourquoi les cotisations gardent toujours le même libellé (« Cotisation mensuelle », « Tontine hebdomadaire ») : elles y sont alors comptées. Un libellé qui changerait à chaque séance (Séance 03, Séance 04…) les en exclurait ; le repérage par séance se fait dans la Note.
- 4Le Solde global — tous comptes inclut l'argent que vous avez mis de côté sur une réserve (voir ci-dessous).
Mettre de côté avant la séance
Si vous cotisez de grosses sommes et voulez éviter d'être à court le jour de la séance, mettez de l'argent de côté au fil du mois :
- 1Créez un compte Réserve tontine (Finances → Comptes → Nouveau compte, Caisse espèces ou Paiement mobile).
- 2Chaque fois que vous mettez de l'argent de côté, faites un Transfert de votre compte habituel vers la réserve (bouton Transfert, dans Finances → Comptes ou Finances → Transactions). Choisissez le compte source, le compte destination et le montant, cliquez sur « Transférer maintenant ! », puis confirmez.
- 3Le jour de la séance, saisissez la cotisation depuis « Réserve tontine » (étape 3, champ Compte).
Le solde de la réserve vous dit à tout moment combien vous avez déjà mis de côté pour la prochaine cotisation.
Conserver le règlement et les preuves
zBilling.net ne permet pas de joindre un fichier directement à une opération. En revanche, chaque fiche contact a une section Fichiers (bouton « Ajouter un fichier ») :
- 1la photo du règlement de la tontine, déposée sur la fiche de la tontine ;
- 2la photo de la page du cahier du trésorier après chaque séance, ou la capture d'un message de confirmation de paiement mobile.
Le jour d'un désaccord, la preuve est rangée au même endroit que vos chiffres.
Ce que Christelle sait désormais
Après un cycle de saisie, Christelle n'a plus à se fier à sa mémoire ni à celle de la trésorière. Elle sait, séance par séance, ce qu'elle a versé et reçu dans chaque tontine, combien de cotisations il lui reste avant d'être quitte, et ce que l'ensemble lui coûte chaque mois. Quand un chiffre diffère de celui annoncé, elle a la liste des opérations et la photo du cahier pour en discuter calmement.
Les réflexes à prendre
- 1Un contact par tontine, pas par trésorier.
- 2Écrire libellés et catégories toujours de la même façon. COTISATION TONTINE et Cotisation tontine produisent deux lignes distinctes dans vos totaux, et un libellé qui change à chaque séance sort vos cotisations du calcul de l'autonomie financière. Le libellé reste fixe, la séance va dans la Note.
- 3Cliquer la ligne exacte dans la liste des catégories. La touche Entrée valide la première ligne surlignée, qui peut être une catégorie voisine.
- 4Saisir le jour même, en sortant de la séance : après un mois, vous ne vous souvenez plus de quel compte est parti l'argent.
- 5Alimenter le compte avant de cotiser. Un compte à 0 refuse la dépense.
- 6Changer la période. L'écran Transactions s'ouvre sur la journée en cours : si vous ne voyez rien, cliquez sur « Cette année ».
- 7Ne pas déduire la cotisation du montant de la main : deux opérations séparées, comme dans le cahier du trésorier.
- 8Ne pas confondre transfert et dépense. Mettre de l'argent de côté est un transfert, pas une cotisation.
Ce que ce guide ne couvre pas
- pas de rappel automatique avant la date de séance : utilisez le rappel de votre téléphone ;
- pas de calendrier de la tontine ni de vue de l'ordre de passage : notez votre tour dans la fiche du contact ;
- pas de lien avec le trésorier : vos chiffres sont les vôtres, ils ne se synchronisent pas avec son cahier, il faut comparer à la main ;
- pas de vérification que le montant de la main reçue est le bon : c'est à vous de comparer avec ce que le trésorier annonce.
Ce guide s'adresse au membre. Si vous êtes vous-même trésorier, la logique est inversée : une cotisation entre en caisse au lieu d'en sortir, et c'est à vous de tenir la tontine pour que le groupe entier travaille sur les mêmes chiffres. Voir Qui a payé à cette séance ?.
Contacts et Finances sont disponibles gratuitement dans l'espace Personnel — sans carte bancaire.
